Ở cấp độ quản lý phòng, khi một trong ba đồng nghiệp làm việc lâu năm với nhau bỗng nhiên được thăng chức lên giám đốc và có quyền chỉ đạo hai người còn lại, sự khó xử và ghen ghét sẽ phát sinh. Mặc dù cảm thấy mừng cho người bạn vừa được thăng chức, nhưng những cảm xúc đó của hai người đồng nghiệp có thể làm xấu đi mối quan hệ giữa họ.
Ngoài ra, người quản lý mới sẽ cảm thấy có lỗi vì mình được thăng chức trong khi hai người còn lại thì không. Cảm giác có lỗi của người đó kết hợp với cảm giác khó chịu của hai người còn lại có thể tạo thành vấn đề trong mối quan hệ giữa ba người.
Giải pháp
Khi sự căng thẳng và ghen ghét được thể hiện, người giám sát mới thường phản ứng theo một trong hai cách sau: Anh ta (1) sẽ tìm cách xoa dịu hai người kia và xin lỗi vì việc anh ta được thăng chức bằng cách cho phép hai người cấp dưới toàn quyền làm những gì họ muốn, hay (2) sử dụng biện pháp cứng rắn, tận dụng mọi cơ hội để thiết lập quyền kiểm soát lên nhóm.
Tất nhiên, cả hai cách trên đều phát sinh vấn đề và cần được giải quyết nhanh chóng, triệt để.
Travis, tôi cần nói chuyện về việc anh nhậm chức giám đốc. Hãy nói với tôi mọi thứ diễn ra như thế nào, đặc biệt là phản ứng của hai đồng nghiệp cũ – Jannie và Heather – về vị trí mới của anh.
Bạn đừng ngạc nhiên khi nghe Travis nói là mọi việc vẫn thuận buồm xuôi gió, hãy xác nhận lại điều bạn nghe được từ các thành viên khác: Anh ta tận dụng mọi cơ hội để xoa dịu hai người kia hoặc hoàn toàn kiểm soát tất cả những việc họ làm. Trong tình huống thứ nhất, hãy nói:
Travis, tôi vui mừng khi anh thấy mọi việc vẫn diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, tôi muốn nói về điều mà một số người đang bàn tán. Nghe nói một vài người trong số các nhân viên của anh thấy anh tỏ ra có lỗi với Jannie và Heather, khi anh được thăng chức còn họ thì không. Điều đó thật dễ hiểu, được biết đến là Hội chứng người giám sát mới. Thường thì người mới được thăng chức cố xoa dịu những đồng nghiệp cũ hoặc cho phép họ làm bất cứ điều gì họ muốn mà không đưa ra nhiều mệnh lệnh hay hướng dẫn. Liệu điều đó có đang diễn ra trong nhóm của anh không?
Cách nói chuyện và giọng điệu của bạn không cần phải gay gắt hay mang tính phán xét. Bạn đơn giản đang cố gắng giúp Travis giải quyết vấn đề và tạo điều kiện cho anh ta chia sẻ lý do khiến anh ta mang cảm giác có lỗi hay lưỡng lự khi phải quản lý công việc của những đồng nghiệp cũ.
Mặt khác, nếu nghe thấy rằng Travis đang áp dụng biện pháp cứng rắn để đối phó với các đồng nghiệp cũ, bạn có thể bắt đầu cuộc nói chuyện theo cách sau:
Travis, tôi vui mừng khi anh thấy mọi việc vẫn diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, tôi muốn nói về điều mà một số người đang bàn tán. Nghe nói rằng một vài người trong số nhân viên của anh nhận thấy dường như anh đang áp dụng các biện pháp cứng rắn đối với Jannie và Heather. Một nhân viên phàn nàn là anh ta cảm thấy bối rối vì anh đối xử với họ bằng thái độ kẻ cả và đối địch khi làm việc cùng.
Tôi hiểu bây giờ hai người đó thuộc quyền quản lý của anh, nhưng chúng ta hãy thảo luận về cách thức điều hành bộ phận này. Quan trọng hơn, chúng ta hãy trao đổi về danh tiếng anh muốn tạo dựng với các nhân viên trong vai trò giám sát bộ phận cũng như văn hóa nơi làm việc trong bộ phận do anh quản
lý.
Nếu Travis thuộc quyền quản lý của bạn, bạn có toàn quyền thảo luận về vai trò giám sát bộ phận của anh ta. Bạn cũng có quyền trao đổi với anh ta về điều một số người đang bàn tán. Nói chuyện thẳng thắn và chân thành với Travis, bạn sẽ nhận thấy anh ta có thể sửa đổi theo những gợi ý mang tính
xây dựng của bạn và sẵn sàng biến trách nhiệm anh ta mới đảm trách thành
lợi ích cho hai đồng nghiệp cũ cũng như với toàn bộ nhóm anh ta quản lý.
Có gì khó khăn khi thăng chức cho một nhân viên vào vai trò giám sát lần đầu tiên? Thực ra, điều này còn phụ thuộc cách nhìn nhận của bạn. Tất nhiên, thật tuyệt vời khi đề bạt cấp dưới vào vị trí quản lý, nhưng các nhà quản lý mới cần được quán triệt trước khi bạn chính thức bổ nhiệm họ.
Tại sao lại như vậy? Bởi vì nếu họ nghĩ đơn giản là họ được thăng chức và kiếm được nhiều tiền hơn trong khi vẫn làm công việc tương tự như trước thì họ đã nhầm. Việc bổ nhiệm vào vị trí giám sát đòi hỏi phải có những kỹ năng và chiến lược hoàn toàn mới và nếu công ty muốn đầu tư và đề bạt họ thì bạn có quyền kỳ vọng ở họ trong tương lai. Do đó, đây có thể là một thông điệp mà bạn cảm thấy khó truyền tải còn nhân viên của bạn khó tiếp nhận. Tuy nhiên, thông thường bạn sẽ phát hiện ra rằng việc tạo cho người giám sát mới được bổ nhiệm một nhận thức mới sẽ góp phần quan trọng giúp họ hoàn thành và phát huy vai trò mới của mình.
Tuy nhiên, bạn đừng ngạc nhiên nếu ban đầu nhân viên đó thể hiện sự phản kháng hay thách thức. Họ sẽ nghĩ tại sao công ty lại thăng chức cho họ nếu họ không làm tốt công việc, và tại sao bạn lại phá hỏng niềm vui cùng sự hứng thú bằng việc nêu ra tất cả những điểm yếu của họ?
Giải pháp
Trong cuộc nói chuyện, bạn cần đưa ra những đánh giá trung thực và cân nhắc về mức độ hoàn thành công việc từ trước đến nay của nhân viên đó cùng với những kỳ vọng đối với họ ở vị trí mới. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy đôi chút khó chịu nhưng lại giúp người đó nhìn nhận về vị trí hiện tại, kết quả đạt được và mục tiêu phấn đấu. Vì vậy, có thể bạn sẽ muốn kết cấu cuộc nói chuyện theo cách sau:
Heidi, tôi muốn thảo luận về việc thăng chức cho chị trong thời gian tới. Chắc là chị rất mong chờ điều đó, nhưng trước khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ và chị được chính thức thăng chức, tôi muôn nói chuyện thẳng thắn và cởi mở với chị về kỳ vọng của tôi đối với chị trong vai trò mới. Điều này hợp lý chứ? [Vâng].
Trước giờ, chị luôn là một sinh viên ưu tú. Chị làm việc chăm chỉ, nghiêm túc, sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ với thái độ tích cực. Chị luôn thông báo cho tôi biết tiến trình công việc cũng như báo cáo với tôi nếu chị không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn hay gặp phải những trì hoãn không lường trước được, và tôi luôn đánh giá cao điều đó. Thực tế thì đây là lý do khiến tôi luôn ủng hộ việc đề bạt chị vào vai trò quản lý.
Tuy nhiên, tôi muốn chị biết quan điểm của tôi về vấn đề này và tôi cũng không định dọa nạt chị. Đây là một cuộc nói chuyện cởi mở và chân thành mà tôi muốn chị tham gia và thấu hiểu; nhưng sẽ có một vài điều hơi khó nghe, vì vậy tôi muốn chị hãy tiếp cận vấn đề một cách cởi mở. Như vậy có công bằng với chị không? [Vâng].
Tốt. Vậy hãy bắt đầu bằng điều tôi kỳ vọng ở chị: Nếu chị chấp thuận lời đề nghị thăng chức này, chị sẽ giám sát công việc của những người hiện tại đang là đồng sự của chị. Điều đó đồng nghĩa với việc một số người trong đó sẽ cảm thấy ghen tỵ với chị. Và chị sẽ phải giữ một khoảng cách nhất định nhằm tạo ra ranh giới rõ ràng giữa chị và họ.
Đầu tiên, chị cần ăn mặc chuyên nghiệp và tinh tế hơn. Cho tới nay, chị vẫn mặc quần áo phù hợp với một nhân viên bình thường. Nhưng tôi nghĩ rằng kiểu quần áo đó không thích hợp với một thành viên ban quản lý. Một vài người trong nhóm của chị rất biết cách ăn mặc, mặc dù tôi không nghĩ là họ mặc đẹp hơn chị, tuy nhiên nếu chị không cẩn thận, cấp dưới có thể khiến chị mất mặt. Hình ảnh của chị rất quan trọng, và tôi muốn chị suy nghĩ về hình ảnh mà chị muốn tạo dựng đối với cấp dưới cũng như cấp trên. Điều này có hợp lý không? [Vâng.]
Được rồi. Tiếp theo, chị cần chọn bạn bè cẩn thận hơn. Tôi không thể nói với chị nên chọn ai làm bạn và cũng không yêu cầu chị phải chọn bạn như thế nào. Nhưng tôi nghĩ chị nên mở rộng phạm vi quan hệ của mình với các quản lý khác cũng như với các trưởng khoa. Hãy thể hiện mối quan hệ với cấp trên, và người khác sẽ coi trọng chị hơn. Chị có hiểu không? [Vâng].
Cuối cùng và cũng là quan trọng nhất, tôi cần chị đánh giá lại bản thân và chịu trách nhiệm về những dự án chị đảm nhận cũng như cấp dưới của chị. Tóm lại, cho tới giờ chị luôn là một sinh viên xuất sắc. Nhưng tôi không cần một sinh viên mà là một giáo viên. Và sự kỳ vọng của tôi ở một giáo viên hoàn toàn khác biệt so với một sinh viên.
Với những người mới bắt đầu, tôi cần chị chỉ dẫn chứ không phải giám sát. Tôi mong chị dám làm những công việc mạo hiểm nhưng tính toán kỹ lưỡng, và được đồng ý trước. Tôi cần chị phải có tiếng nói quyết định, dù tôi biết trước giờ chưa ai kỳ vọng chị làm những công việc đó. Tuy nhiên, việc thăng chức lần này sẽ thay đổi tất cả. Mọi người thường nói rằng cuộc đời bắt đầu khi bước ra khỏi vùng an toàn của riêng mình, và tôi mong lúc này chị hãy tiến vào giai đoạn đó.
Liệu chị đã sẵn sàng dạy học bằng cách soạn giáo án, cung cấp cho sinh viên các thông tin mới, đưa ra những lời nhắc nhở xác đáng cũng như đương đầu với các vấn đề phát sinh chưa? Liệu chị có đủ cương quyết để kỷ luật, tinh giản biên chế hay chấm dứt hợp đồng với cấp dưới, những người mà hiện tại chị coi như bạn thân? Liệu tôi có thể tin tưởng chị tự đổi mới trước những thách thức sắp tới? [Vâng, anh có thể tin tưởng ở tôi.]
Đó là những kỳ vọng của tôi dành cho chị, và chị cần chắc chắn mình đã sẵn sàng cải thiện khả năng nhằm đáp ứng những kỳ vọng đó. Tôi đề bạt những người thành công vào những vị trí thành công. Tuy nhiên, ở đây cũng tồn tại rủi ro, giống như bất kỳ thay đổi nào trong cuộc sống, và chị cần chắc chắn đã sẵn sàng đối mặt với thách thức.
Chị không cần phải trả lời tôi ngay bây giờ. Tôi muốn chị suy nghĩ cẩn thận về vấn đề này và trả lời tôi vào ngày mai. Hãy nhớ rằng chị không đơn độc và tôi sẽ luôn giúp đỡ chị. Nhưng trước khi đồng ý thăng chức, hãy đảm bảo là chị đã hiểu rõ những kỳ vọng của tôi cũng như khả năng đáp ứng những kỳ vọng đó của chị. Đừng bỏ lỡ cơ hội này, và hãy chuẩn bị sẵn sàng để bước lên một nấc thang mới trong sự nghiệp của mình. Khi gặp lại tôi vào sáng mai, tôi muốn thấy những biểu hiện thuyết phục rằng chị đã sẵn sàng cho vị trí mới. Chị có còn câu hỏi nào không?
Cuộc nói chuyện đã đưa ra rất nhiều thông tin. Và tất nhiên không cần thiết phải đề cập tới tất cả những vấn đề cụ thể này; văn phòng sạch sẽ gọn gàng, cách nói chuyện thân thiện, tránh thái độ đối đầu là những tiêu chí cơ bản.
Điều quan trọng là bạn cần đánh giá trung thực hiệu quả làm việc của nhân viên đó cho tới nay cũng như những kỳ vọng của bạn trong tương lai. Lúc đầu, sự thẳng thắn của bạn có thể khiến người nghe khó chấp nhận nhưng nó lại là điểm tựa thuận lợi cho sự phát triển trong công việc của họ. Đó là điều mà tất cả những người lãnh đạo sáng suốt và vị tha cần có.
(Trích sách “101 tình huống nhân sự nan giải” – PAUL FALCONE)
📌 ACE có nhu cầu đào tạo thì LIÊN HỆ với Shasu Training qua hotline: 0918150881 để được tư vấn cụ thể nhé.
📌 Để được cập nhật một cách nhanh nhất về các xu hướng đào tạo, thân mời ACE tham gia vào Group Zalo: https://zalo.me/g/aiaujw025
Tại đây, Shasu Training luôn cập nhật các khóa đào tạo và hỗ trợ ACE làm Kế hoạch đào tạo (annual training plan).
Trân trọng,
Shasu Training Solutions – Đồng hành & cho nhau giá trị
🔸 Web: https://training.shasugroup.com/
🔸 Facebook: https://www.facebook.com/shasutrainingsolutions
